Специалист по организационному обеспечению (делопроизводитель/секретарь)
Опыт работы: 1–3 года
Полная занятость
График: 5/2
Рабочие часы: 8
Формат работы: на месте работодателя
-
-
- Прием и распределение телефонных звонков организации:
- Перенаправление телефонных звонков руководству и работникам организации;
- Получение необходимой информации и передача информации по телефону.
- Организация работы с посетителями организации:
- Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителями и работниками;
- Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
- Прием и передача документов посетителей руководству и работникам организации.
- Документационное обеспечение деятельности организации:
- Организация работы с документами;
- Прием и первичная обработка входящих документов;
- Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
- Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителей;
- Регистрация входящих документов;
- Организация доставки документов исполнителям;
- Ведение базы данных документов организации;
- Ведение информационно-справочной работы;
- Обработка и отправка исходящих документов;
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
- Контроль исполнения документов в организации.
- Организация текущего хранения документов:
- Разработка номенклатуры дел организации;
- Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
- Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
- Формирование дел;
- Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
- Организация обработки дел для последующего хранения:
- Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению;
- Составление внутренней описи дел для особо ценных документов;
- Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
- Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
- Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
- Передача дел в архив организации.
- Прием и распределение телефонных звонков организации:
-
-
1.1.6. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителей организации;
1.1.7. Оказание помощи руководителям в планировании рабочего времени:
1.1.7.1. Согласование с руководителями времени планируемых действий;
1.1.7.2. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и работниками;
1.1.7.3. Информирование руководителей о регламенте намеченных мероприятий;
1.1.7.4. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.
1.1.8. Организация командировок руководителей;
1.1.9. Организация работы с посетителями в приемной руководителей;
1.1.10. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;
1.1.11. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинетов руководителей;
1.1.12. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителей:
1.1.12.1. Документальное оформление решений руководителей;
1.1.12.2. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителей;
1.1.12.3. Координация деятельности по исполнению решений руководителей;
1.1.12.4. Ведение срокового текущего и предупредительного контроля;
1.1.12.5. Проверка исполнения поручений руководителей в установленный срок;
1.1.12.6. Предупреждение работников об истечении срока исполнения поручений руководителей;
1.1.12.7. Фиксация исполнения поручений;
1.1.12.8. Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителей;
1.1.13. Составление и оформление управленческой документации:
1.1.13.1. Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения, протоколы планерных совещаний) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
1.1.13.2. Печать служебных документов и материалов;
1.1.13.3. Размножение служебных документов;
1.1.13.4. Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);
1.1.14. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:
1.1.14.1. Информирование работников организации о решениях руководителей;
1.1.14.2. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;
1.1.14.3. Оповещение работников о предстоящих мероприятиях;
1.1.14.4. Организация встреч коллектива с руководством;
1.1.15. Оформляет соответствующую документацию необходимую для представления к государственным и иным наградам работников Работодателя. Ведет их учет.
1.1.16. Оформляет заявку и соответствующую документацию для участия Работодателя в фестивалях, конкурсах, государственных и иных премиях и пр.
1.1.16.1. Осуществляет покупку авиа/жд билетов гастрольной группы; составляет гастрольный график, список гастрольной группы, список расселения; бронирует номера для проживания гастрольной группы; информирует главного механика о времени приезда/отбытия гастрольной группы для обеспечения им своевременного трансфера и пр.
1.1.17. Ведет архив Работодателя, организует хранение и обеспечение сохранности архивных документов.
1.1.18. Выполняет иные поручения руководства в рамках служебных отношений.
-
- Требования к образованию и обучению - высшее образование - бакалавриат или Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена или Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
- Требования к опыту практической работы - Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.
Задайте вопрос работодателю
Адрес
Вакансия опубликована 12 декабря 2024 в Улан-Удэ