Делопроизводитель

Должностные обязанности:

Ведение документооборота:
Прием, регистрация, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
Подготовка (проверка), оформление и отправка документов (приказов, писем, договоров, актов и т.д.).
Контроль за сроками исполнения документов и своевременное напоминание ответственным лицам.
Ведение архива документов, обеспечение их сохранности и оперативный поиск при необходимости.

Организационно-распорядительная деятельность:
Подготовка и оформление протоколов совещаний, приказов, распоряжений и других организационных документов.
Ведение журналов учета и регистрации документов.
Обеспечение сотрудников необходимыми бланками, формами и инструкциями.
Разработка номенклатуры дел организации, формирование в дело для последующего хранения.

Работа с клиентами и партнерами:
Прием посетителей, ответы на телефонные звонки и электронные письма.
Консультирование по общим вопросам, связанным с деятельностью организации.
Организация встреч, переговоров и мероприятий, при необходимости.

Техническая поддержка офиса:
Обеспечение работы офисной техники (принтеры, сканеры, копировальные аппараты и т.д.).
Заказ и распределение канцелярских товаров и других расходных материалов, в т.ч. отдельно для кабинета генерального директора и рудников.
Осуществление приема и отправки корреспонденции через почтовое отделение, хранение копий почтовых квитанций отправленной заказной корреспонденции.

Организация командировок:
Покупка авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников.
Бронирование гостиниц и трансферов для командированных сотрудников.
Оформление командировочных документов и контроль за их своевременным предоставлением.

Управление хозяйственными процессами:
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
Контроль за состоянием офисных помещений, организация уборки и ремонтных работ.
Обеспечение офиса необходимыми хозяйственными товарами (бумага, чистящие средства, вода, полотенца и т.д.).
Обеспечение наличия запасов кофе, чая в комнате приема пищи, контроль за чистотой в комнате (соблюдение графика уборки);

Работа с подрядчиками и поставщиками:
Организация работы с обслуживающими организациями (клининг, охрана, IT-поддержка и т.д.).
Поиск и взаимодействие с поставщиками товаров и услуг (канцелярия, мебель, техника, арендодатели, курьерские службы и т.д.).
Контроль за выполнением договоров и качеством предоставляемых услуг.

Организация рабочих мест:
Обеспечение сотрудников необходимыми материалами и оборудованием.
Распределение и учет рабочих мест, ключей, пропусков и т.д.
Поддержание порядка и безопасности.

Учет и отчетность:
Ведение учета хозяйственных расходов и составление отчетов.
Контроль за бюджетом на административно-хозяйственные нужды.

Общие обязанности:
Соблюдение внутреннего распорядка и корпоративных стандартов.
Выполнение поручений руководства в рамках должностных обязанностей.
Выполнение иных задач непосредственного руководителя в рамках трудовой функции;
Поддержание позитивного имиджа компании в общении с клиентами и партнерами.

Требования:
Высшее профессиональное образование;
Опытный пользователь ПК, работа с офисной оргтехникой;
Опыт работы в аналогичной должности.

Условия:
5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями: суббота и воскресенье. График работы : 09-00 до 18-00, перерыв на обед с 13-00 до 14-00. Ненормированный рабочий день.
Конкурентная заработная плата.